Intenzivan napredak tehnologije u posljednjih nekoliko desetljeća drastično je promijenio način komunikacije u poslovnom okruženju. Dodatno, pandemija je mnoge natjerala da svoj posao presele kod kuće te da sa svojim kolegama, nadređenima, partnerima i klijentima komuniciraju isključivo online. Ovakva iznenadna promjena zahtijeva od nas da se prilagodimo i razvijemo neke nove vještine kako bismo se uspješno nosili s privatno-poslovnim balansom i zadržali radnu uspješnost. U nastavku vam nudimo savjete za učinkovitiju poslovnu komunikaciju.
Kako odabrati pravi kanal komunikacije?
Danas nam je dostupan čitav spektar komunikacijskih kanala, od e-maila i različitih aplikacija za chat do videokonferencija i društvenih mreža, zbog čega ponekad može biti teško procijeniti koji je kanal najprikladniji. Odabir kanala ponajprije ovisi o tome što želimo reći – trebamo li poslati kratku obavijest, zadati zadatak, pokrenuti raspravu… Također je važno osvijestiti kome se obraćamo – je li to blizak kolega kojeg možemo na brzinu nazvati ili je to poslovni partner s kojim moramo dogovoriti video sastanak. Provjerite koje kanale preferira tvrtka u kojoj radite i kakva je kultura. Prikladnost kanala komunikacije vrlo često ovisi i o industriji u kojoj radite – primjerice, IT tvrtke najčešće su u trendu s novim tehnologijama upravo zbog usluga i proizvoda koje nude, zbog čega su njihovi zaposlenici spretni s različitim alatima komunikacije, dok su druge tvrtke uvele nekoliko novih alata zbog rada od kuće.
Pisanje e-pošte
Idealna poruka e-pošte ne bi trebala biti duža od pet rečenica. Sažimanjem onoga što želimo poručiti ostajemo fokusirani na ono što je ključno, štedimo vrijeme sebi i drugima te povećavamo vjerojatnost da ćemo dobiti odgovor jer primatelja ne opterećujemo s nepotrebnim informacijama. Ako želimo da netko zaista pročita našu e-poštu, važno je napisati prikladan naslov (Subject) koji, osim na sadržaj, upućuje i na važnost poruke. Ako pišete nekome koga ne poznajete, u rečenici ili dvije opišite tko ste i koji je vaš odnos s primateljem. Poruku obavezno započnite oslovljavanjem primatelja, navedite razlog javljanja i što biste voljeli da primatelj učini te završite pozdravom koji uključuje i vaše kontakt podatke. Važno je izbjegavati ukrašavanje teksta i korištenje isključivo velikih slova (Caps Lock) kako biste zadržali profesionalni dojam i kako bi osoba što bolje razumjela poruku. Prije slanja ne zaboravite provjeriti ima li tipfelera, postoje li nepotrebne informacije koje možete izbaciti i jeste li priložili datoteke koje ste trebali.
Redoviti i učinkoviti sastanci
Online sastanci postali su sastavni dio poslovnog okruženja. Komunikacija u online svijetu više je orijentirana na zadatak i na rješavanje problema od razgovora uživo, kada je lakše skrenuti s teme i početi čavrljati. Takvo čavrljanje s druge strane održava i poboljšava međuljudske odnose, zbog čega ga je važno u određenoj količini zadržati. Pokušajte osmisliti načine stvaranja ugodne radne atmosfere na online sastancima – uvijek možete pitati sudionike da na početku sastanka u rečenici ili dvije opišu kako su i čime se zadnjih dana bave ili da u chatu opišu kako se osjećaju pomoću emojija. Isto tako, možete organizirati online team buildinge ili dogovoriti online kavu ili ručak s kolegama, baš kao što biste to učinili u pauzama od posla uživo.
Da bi sastanak prošao što jednostavnije i uspješnije, važno je spriječiti tehničke poteškoće. Osigurajte da svi sudionici budu upoznati s tehnologijom koja se koristi (npr. održite kratku edukaciju ili im pošaljite dokument s uputama) i s točkama dnevnog reda. Kad organizirate sastanak, promislite je li za dane teme nužan jedan veliki sastanak ili bi bilo bolje da ga podijelite u dva ili tri manja. Uvijek dođite nekoliko minuta ranije, a nakon sastanka svima pošaljite kratke bilješke. Kako biste smanjili zasićenje i umor, pobrinite se da barem jedan dan u tjednu bude bez online sastanaka, a ako ste u mogućnosti, povremeno organizirajte i sastanke uživo.
Učinkovita komunikacija može vam olakšati obujam posla i osigurati vam više slobodnog vremena koje ćete moći posvetiti sebi i bližnjima. Osim brige o sebi izvana, važno je i brinuti o sebi iznutra, a upravo je osvještavanje brige o psihičkom zdravlju i važnosti traženja podrške jedan od ciljeva kampanje #PrekrasnaIznutra koju je BIPA pokrenula u suradnji s udrugom kako si?. Promjene u obrascima komunikacije ne događaju se preko noći i potrebno ih je vježbati. Ako vam je u tome potrebna podrška, osjećate se preplavljeno ili kao da ste zapeli, možete se javiti udruzi kako si? na [email protected].
