U prethodnom ste članku mogli pročitati što je to upravljanje vremenom i koje su glavne komponente te vještine, dok se u ovom članku osvrćemo na konkretne savjete kako možete postati bolji u upravljanju svojim vremenom i na taj način povećati svoju produktivnost te postići bolju ravnotežu između poslovnog i privatnog. Kao što smo već natuknuli u prethodnom članku, korištenje različitih aplikacija i alata za poboljšanje organizacije vremena ne znači puno ako osoba sama nije usvojila neke vještine. Spomenuli smo i tri krovne vještine upravljanja vremenom – svjesnost, raspoređivanje i prilagodbu – a sada ćemo se osvrnuti na specifične vještine koje potpadaju pod njih i kako ih razvijati.
Svjesnost
Ova se krovna vještina odnosi na realistično i racionalno promišljanje o vremenu kao ograničenom resursu te balansiranje između učinkovitosti (koliko brzo nešto odradimo) i kvalitete (koliko smo dobro to odradili). Kako biste poboljšali svoju svjesnost o upravljanju vremenom, možete:
- Poboljšati vlastitu procjenu svojih vještina upravljanja vremenom. Ovo možete napraviti rješavajući ovu mikrosimulaciju (na engleskom jeziku) ili pak traženjem povratne informacije od svojih kolega ili nadređenih. Također, možete neko vrijeme voditi dnevnik svog ponašanja i na taj način pratiti koja su to ponašanja koja vam smanjuju učinkovitost, poput pretjeranog provjeravanja mobitela, surfanja internetom, rada u krevetu i slično. To mogu biti ponašanja na kojima ćete poraditi kako biste povećali svoju učinkovitost.
- Rasporediti zadatke prema svojem stilu funkcioniranja. Jedan od istraživanih stilova funkcioniranja jest jutarnjost-večernjost gdje se otkrilo da postoje, ugrubo rečeno, dva tipa ljudi – oni koji su puni energije i najbolje funkcioniraju u jutarnjim satima i oni koji najbolje funkcioniraju kada sve utihne, odnosno u večernjim satima. Za ilustraciju, sjetite se da postoje oni ljudi koji bi se dizali rano ujutro prije škole i oni koji bi ostajali budni do dugo u noć kako bi učili za test koji predstoji idući dan. Znajući to, korisno je teže i zahtjevnije zadatke ostaviti za ono doba dana kada znate da ćete imati najviše energije kako biste ih odradili što brže i kvalitetnije. Možete čak i podijeliti dan u nekoliko odsječaka (npr. 7-10h; 10-13h; itd.) te pratiti svoju razinu energije i učinkovitosti kroz tjedan dana. Na taj način možete dodatno uspostaviti kontrolu nad vlastitom produktivnosti jer određene navike koje imamo za određeni dio dana (poput obroka, vježbanja i sl.) utječu na našu razinu energije i sposobnosti da izvršimo zadatke.
Raspoređivanje
Ova vještina mnogima prva padne na pamet kada pomisle na upravljanje vremenom. Odnosi se na organizaciju ciljeva, planiranje te slaganje rasporeda i zadataka. Za poboljšanje raspoređivanja dobro je imati na umu sljedeće:
- Brojna istraživanja pokazuju kako MUDRO (engl. SMART) postavljanje ciljeva povećava vjerojatnost njihovog ostvarivanja. Stoga se potrudite da odredite ciljeve koji su mjerljivi, uvremenjeni, dostižni, relevantni i određeni. Više o postavljanju MUDRO ciljeva možete pročitati ovdje.
- Za postavljanje i izvršavanje ciljeva usko je vezano samomotiviranje i samonagrađivanje. Nerijetko nam se dogodi da nam tijekom ostvarivanja ciljeva padne motivacija zbog čega otegnemo izvršavanje nekog zadatka, što se može nepovoljno odraziti na cijeli dan jer imamo osjećaj da smo u zaostatku i da hvatamo korak s (važno je napomenuti: najčešće proizvoljno određenim!) rasporedom. Zbog toga je važno odrediti kako ćemo se nagraditi jednom kada izvršimo zadatak. Nemojte ovo zloupotrebljavati pa se obilno nagrađivati i za najmanji napravljeni korak, već se ograničite na jednu do dvije nagrade dnevno. Nagrada može biti epizoda najdraže serije, šetnja u parku ili što god vas opušta i umiruje.
- Nadalje, nitko od nas nije robot pa da može bez odmora izvršavati jedan zadatak za drugim, već je od iznimne važnosti uzimati kratke pauze kako bismo se psihički i fizički odvojili od posla. Iako se takvo uzimanje pauza može na prvu činiti kontraproduktivnim jer „trošimo“ vrijeme, zapravo se događa to da se opušteniji vratimo poslu, zbog čega nam se povećava produktivnost.
- Određivanje prioriteta. Pisanje to-do popisa nije samo po sebi dovoljno – važno je znati koje zadatke treba odraditi prije, a koji mogu čekati. Drugim riječima, važno je odrediti prioritete kako bi rješavanje zadataka teklo što je moguće više glatko. Ovo je posebno važno za rad u timovima gdje često dolazi do zapinjanja oko izvršavanja zadataka jer jedan ili nekoliko članova tima nisu uspjeli izvršiti svoje podzadatke na vrijeme. Zbog toga možete svojim zadacima na to-do popisu dati brojeve koji označavaju prioritet te se tim redoslijedom usredotočiti na njihovo izvršavanje.
Prilagodba
Ova se vještina odnosi na načine kako ćete osigurati da održite razinu koncentracije koja će vam biti dovoljna da odradite zadatak, unatoč ometanjima i prekidanjima koja su česta u današnjem radnom okruženju. Za razvijanje vještine prilagodbe dobro je znati sljedeće:
- Mnogi ljudi pokušavaju multitaskati kako bi obavili što više zadataka u što manje vremena, no sve više istraživanja pokazuje kako je multitasking mit¹ – vjerovanje da ljudi mogu podijeliti svoju pažnju na više zadataka kako bi u manje vremena odradili više posla jednostavno nije točno. Ono što se zapravo događa jest konstantno prekidanje i premještanje pažnje koje ometa koncentraciju te u konačnici niti jedan od poslova ne odradimo do kraja, već se osjećamo frustrirano, pod stresom i vremenskom stiskom. Stoga je savjet stručnjaka da se posvetimo jednom zadatku i njega riješimo do kraja, pogotovo ako je kompleksne prirode. Fokusiranje na jedan zadatak možete osigurati tako da ugasite wi-fi na mobitelu i prestanete dobivati obavijesti na neko određeno vrijeme, jasno iskomunicirate s kolegama kako vam je idući zadatak važan te da ga želite odraditi najbolje (i najbrže) što možete zbog čega biste cijenili da vas ne ometaju ili odredite neko vrijeme u danu kada ste nedostupni za sve jer tada odrađujete najkompleksnije zadatke koje imate. Sve ovisi o vašoj poziciji i dnevnom ritmu. Također, ovdje ne treba ići u ekstreme i apsolutno se distancirati od svega jer neki poziv ili poruka stvarno budu hitni, zbog čega je korisno iskomunicirati u kojim slučajevima je u redu da vas kolege prekinu tijekom rada.
- U nekim je okruženjima učestalost prekidanja visoka i zbog prirode posla nije se moguće odvojiti od njih. Tada je važno naučiti se nositi s njima i znati što treba napraviti odmah, a što se može delegirati ili ostaviti za kasnije. Tu pomažu dimenzije hitnosti i važnosti – kada stigne neki novi zadatak, odredite je li visoko ili nisko na ovim dimenzijama i reagirajte prema tome. Ako je zadatak hitan i važan, riješite ga odmah. Ako je zadatak hitan i nevažan, delegirajte ga. Ako zadatak nije hitan, ali je važan, ostavite ga za poslije u danu ili tjednu. I ako zadatak nije hitan niti važan, zapišite ga i pričekajte dok mu ne poraste hitnost ili važnost. Na ovaj ćete se način efikasnije nositi s prekidanjima, ali i odmah raditi prioritete koji će vam pomoći prilikom planiranja.
Umjesto zaključka, nadamo se da vam je ovaj tekst bio koristan te da ste naučili nešto novo što ćete moći primijeniti u svojem okruženju te da ćete postati bolji u upravljanju vremenom. Ako vam svakodnevni zadaci stvaraju pritisak koji teško podnosite u bilo kojem obliku, slobodno nam se javite na [email protected], naš vam je sandučić uvijek otvoren.
Literatura
¹ Rosen, C. (2008). The myth of multitasking. The New Atlantis, (20), 105-110.
