Jeste li ikada poželjeli da dan traje 25 ili više sati jer biste tada zasigurno uspjeli napraviti sve zadatke koje imate na svojem to-do popisu? Vjerujemo da mnogi jesu. Isto tako vjerujemo da nam ti dodatni sati u danu zapravo ne bi pretjerano značili – kada bi dan trajao duže, svejedno bi nam na lageru ostajali neodgovoreni mailovi, nezavršeni tekstovi i neosmišljeni projekti, što bi dovelo do neprospavanih noći i stresa. Ipak, moguće je žonglirati vlastite potrebe sa svakodnevnim zadacima i ostati koliko-toliko miran u cijelom tom procesu – uz pomoć boljeg upravljanja vremenom (engl. time management).

Što sve uključuje upravljanje vremenom?

Upravljanje vremenom se definira kao proces organizacije i planiranja kako podijeliti vrijeme koje imamo na raspolaganju između zadataka koje moramo obaviti. Ako smo uspješni u upravljanju vremenom, tada radimo pametnije, a ne napornije, odnosno odradimo više zadataka u manje vremena čak i u situacijama kada nas pritišću rokovi i vremena je malo. Istini za volju, termin upravljanja vremenom ne bi se trebao tako nazivati jer vremenom ne možemo doista upravljati. Kada govorimo o upravljanju vremenom, zapravo govorimo o tome kako pojedinac iskorištava dano vrijeme i kako se prema vremenu odnosi. Ovo može biti korisna perspektiva, pogotovo kod onih ljudi koji stalno govore kako nemaju dovoljno vremena. Oni imaju sve vrijeme svijeta, ali se neučinkovito odnose prema njemu. Zbog toga se, kada govorimo o upravljanju vremenom, zapravo usmjeravamo na poboljšanje samoregulacije pojedinca¹.

No, što sve uključuje upravljanje vremenom? Kako se iz definicije može vidjeti, važnost se stavlja na organizaciju, planiranje i raspodjelu vremena. Istraživanja pokazuju kako su temeljne vještine za bolje upravljanje vremenom: svjesnost (engl. awareness), raspoređivanje (engl. arrangement) i prilagodba (engl. adaptation), pa ćemo ukratko objasniti svaku od njih.

• Svjesnost se odnosi na realistično i racionalno promišljanje o vremenu kao ograničenom resursu. Svi smo svjesni da nam dan traje 24 sata i da tijekom tog dana moramo odraditi određene zadatke zbog kojih balansiramo između učinkovitosti (koliko brzo nešto odradimo) i kvalitete (koliko smo dobro to odradili). Pokazuje se kako je ova vještina važna za nošenje s prokrastinacijom, pojavom koja je, vjerujemo, mnogima dobro poznata.
• Raspoređivanje se odnosi na organizaciju ciljeva, planiranje, slaganje rasporeda i zadataka kako bismo u svakom trenutku znali što moramo raditi i koji su nam prioriteti. Ovo je vjerojatno najpoznatija vještina i mnogima upravo ona prvo padne na pamet kada pomisle na upravljanje vremenom.
• Prilagodba se odnosi na to koliko smo sposobni odvojiti se od onoga što radimo i provjeriti kako u tome napredujemo te, po potrebi, prilagoditi svoj rad kako bismo učinkovitije iskoristili vrijeme i odradili zadatke. Ona uključuje i reagiranje na prekidanja i ometanja te zadržavanje koncentracije i usredotočenosti (engl. flow).

Istraživanja pokazuju kako su sve tri vještine jednako važne te kako unaprjeđenje samo jedne od njih dovodi do zanemarivanja ostalih dviju, što neće dovesti do pretjeranog poboljšanja cjelokupnog upravljanja vremenom². Puka instalacija i korištenje nove aplikacije za kalendare i slaganje rasporeda aktivnosti nas stoga neće daleko pomaknuti od početka. Zamislite samo kada bi kupnja vrhunskih noževa, najsvježijih namirnica i izvrsnih kuhinjskih aparata od neke osobe učinila masterchefa. Svakako da sve to pomaže, ali ipak bivanje masterchefom uključuje puno više od toga. Ista je stvar i s upravljanjem vremenom.

Važnost dobrog upravljanja vremenom

Iako vjerujemo da se prednosti dobrog upravljanja vremenom naziru iz prethodnog dijela teksta, nije naodmet eksplicitno napomenuti u kojim to dobrobitima uživaju oni sretnici koji su kroz život naučili efikasno upravljati svojim vremenom. Ono što se prvo nameće jest visoka produktivnost i učinkovitost – ljudi koji znaju upravljati svojim vremenom stižu odraditi više zadataka, manje vremena provedu prokrastinirajući i zadovoljniji su napravljenim nego oni kojima upravljanje vremenom ne ide od ruke. Nadalje, takvi ljudi imaju bolju reputaciju u poslu – drugi ih ljudi cijene i žele s njima surađivati, što pak dovodi do toga da takvi ljudi imaju više prilike za napredovanja i visoko pozicioniranje unutar organizacijske hijerarhije. Uz to, ljudi koji dobro upravljaju svojim vremenom imaju bolju ravnotežu između posla i privatnog života te doživljavaju manje stresa¹. U konačnici, oni su ti koji imaju priliku ostvariti svoje životne i karijerne ciljeve, uz premisu – radi pametnije, a ne više! Čini nam se da je dobar primjer lik Hermione iz sage o Harryju Potteru: ona je pametna, uspješna, sve zadatke odradi učinkovito i kvalitetno te čini važan dio tria uz Harryja i Rona (mogli bismo čak reći i najbitniji dio jer, ako malo bolje pogledate, ona je ta koja ih izvlači iz najneugodnijih situacija). Bilo bi izvrsno kad bi svatko od nas imao svoj vremokret kojim bi mogao putovati kroz vrijeme i tako stići odraditi sve svoje zadatke, no za potrebe ovog članka na vremokret možemo gledati kao na dobro upravljanje vremenom.

U idućem članku vam donosimo načine kako možete poboljšati svoju vještinu upravljanja vremenom, a ako vam je u tom procesu potrebno vodstvo, slobodno nam se javite na [email protected].

Literatura

¹ Claessens, B. J., Van Eerde, W., Rutte, C. G. i Roe, R. A. (2007). A review of the time management literature. Personnel review, 255-276.

² Dierdorff, E. C. (2020, siječanj 29.). Time Management Is About More Than Life Hacks. Harvard Business Review. https://hbr.org/2020/01/time-management-is-about-more-than-life-hacks

LaPrade, A., Mertens, J., Moore, T. i Wright, A. (2019). The enterprise guide to closing the skills gap. IBM Institute for Business Value. https://www.ibm.com/downloads/cas/EPYMNBJA